Verwaltung von Personalakten in einer Organisation oder einem Unternehmen – Aufzeichnungen über Personal und Arbeitsabläufe

Der Inhalt des Artikels



Die allgemeine Definition besagt, dass Personalmanagement der Prozess der Bearbeitung von Papierkram für das Personal ist. Dieses Thema ist sowohl für einzelne Unternehmer als auch für juristische Personen relevant. Der Papierkram unterliegt strengen gesetzlichen Standards, und die beschriebenen Regeln sollten von allen Managern und Personalabteilungen von Unternehmen berücksichtigt werden. Mit Hilfe der Personaladministration wird es möglich sein, den Personalmanagementprozess zu optimieren, die Arbeit jedes Teams zu organisieren und das Berichtsverfahren zu vereinfachen.

Was ist Personalverwaltung?

Die Grundlagen des Personalmanagements umfassen den gesamten Prozess der Erstellung von Papieren, deren Fertigstellung und Berichterstattung über Mitarbeiter, die im Unternehmen arbeiten. Jeder veröffentlichte hat Rechtskraft, einschließlich derer, die auf der Grundlage des Antrags des Arbeitnehmers gebildet werden. Die Personalproduktion ist häufig in der Personalproduktion tätig, deren Funktionen solche Personalarbeit sind:

  • Lohn-und Gehaltsabrechnung;
  • Registrierung von Feiertagen, Krankenstand;
  • Vorbereitung von Zertifikaten.

Ziele und Vorgaben

Die Ziele dieser Personalabteilung sind:

Arbeitsrichtung

Mitarbeiteraufgaben

Buchhaltung, Registrierung, Kontrolle

Aufzeichnungen über die Anzahl der Beschäftigten, Registrierung für die Arbeit, Entlassung

Arbeitsvorschriften

Einweisung in Aufgaben, Arbeitsplatzwahl, Räumlichkeiten

Koordination, Schulung

Durchführung von Kursen, Schulungen, Fortbildungen, Umschulungen, Leistungsüberprüfungen

Mit Dokumenten arbeiten

Spezialisten dieser Abteilung sind an der Zusammenstellung von Papieren, Büchern, Arbeitsplänen, Berichten und Berichten beteiligt

Organisation

Organisation der Aktivitäten gemäß den Anweisungen

Gesetzliche Regelung

Die Personalarbeit wird durch eine Reihe von Gesetzen, Anordnungen und Regeln auf regionaler oder staatlicher Ebene geregelt. Die Nichteinhaltung der im Rechtsrahmen festgelegten Anforderungen stellt einen Verstoß dar. Die wichtigsten Regulierungsgesetze für die Personalproduktion:

  • staatliche Regulierung der Arbeitsbücher (2003);
  • die Regeln der Büro- und Dokumentenverwaltung von 2009;
  • Bundesdokumentationshandbuch für Angestellte;
  • Allgemeine Anforderungen, die auf Anordnung der Ministerien genehmigt wurden.

Menschen arbeiten mit Dokumenten

Der rechtliche Rahmen des Unternehmens

In jedem Unternehmen wird eine Reihe von Dokumentationen verwendet, die die Arbeit aller Mitarbeiter regeln. Der Transport von Dokumenten und deren Vorbereitung erfolgt gemäß den oben vorgeschriebenen Anweisungen und gesetzlichen Rahmenbedingungen. Der rechtliche Rahmen des Unternehmens ist in fünf Schlüsselkategorien unterteilt, die durch interne Anordnungen des Unternehmens geregelt werden:

  • Unternehmenscharta;
  • Arbeitsplan;
  • Standards zum Schutz personenbezogener Daten;
  • Arbeitsschutz (geregelt durch Bundesarchivverordnung);
  • Arbeitsplan des Personals (und Personalunterlagen).

HR-Dokumentenmanagement in der Organisation

Einheitliche Wertpapierbuchhaltungssysteme in Unternehmen sind in drei Hauptkategorien unterteilt, darunter interne Vorschriften, Personal und Vorschriften zur Vergütung. Die erste Kategorie umfasst den Umsatz von Wertpapieren im Urlaubsplan, wobei Dokumente zum Arbeitsplan ausgefüllt werden. Der zweite Absatz ist globaler und enthält eine Bestimmung zur Erstellung von Rechnungslegungsgrundsätzen für Verträge und Papiere. Die Verordnung über die Entlohnung von Arbeitskräften regelt alle Fragen der Zahlung von Löhnen, Prämien, Krankenurlaub, Urlaub und Abfindung bei Entlassung.

Personal in Form von T-3

Das Personal in Form von T-3 ist eine einzelne Papiersorte, die die gesamte Struktur des Personals im Unternehmen oder Unternehmen beschreibt. Die Spalten enthalten Daten zum vollständigen Namen, zur Position des Mitarbeiters und zu der Einheit, in der er aufgeführt ist. Nach normativen und gesetzgeberischen Normen ist dort das offizielle Gehalt eines Spezialisten vorgeschrieben. Jede Änderung des Registrierungsprozesses sollte von der Buchhaltung in dieser Personaltabelle gemäß Formular T3 vorgeschrieben werden. Anweisungen zum Füllen enthalten immer Empfehlungen für jede Spalte. Insgesamt enthält das Dokument 5 Informationspunkte.

Arbeitsplan

Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das den Tagesablauf eines Spezialisten genehmigt. Der Workflow richtet sich nach dem Zeitplan des Kopfes. Es enthält Punkte zur Notwendigkeit einer Inspektion gemäß den geltenden Rechtsvorschriften, zum Mittagessen und in den Pausen sowie zur Berichterstattung. In einigen Unternehmen benötigt der Sachbearbeiter jede Woche oder jeden Monat einen Bericht (das Dokument muss nach Überprüfung durch die Unterschriften des Mitarbeiters und des Geschäftsführers bestätigt werden). Der Plan und der Zeitplan werden für die zukünftige Arbeitsperiode erstellt. Zeiterfassung für Mitarbeiter.

Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag ist ein zivilrechtliches Dokument, das zwischen einem zukünftigen Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber erstellt wird. Typische Formulare für diese Art von Dokumenten werden nicht angenommen, und die Vereinbarung wird in einem freien Formular ausgefüllt, in dem die Qualifikationen (Positionen) und die Arbeitszeit angegeben sind. Dort wird auch das notwendige Ergebnis geschrieben. Nach gesetzlichen Maßstäben ist diese Art von Dokument einem Vertragsdokument sehr ähnlich, da es das Endergebnis der Arbeit und nicht dessen Struktur vorschreibt. Für die Entlassung von Mitarbeitern ist eine Kündigung erst vor Ablauf des Vertrages erforderlich.

Personalaufträge

Die Wiedereinstellung von Mitarbeitern in der Post, die Zulassung von Fachkräften zur Arbeit erfolgt nach Personalauftrag. Diese Art von Dokument schreibt die Ernennung von Personal für die Position und andere Bewegungen von Spezialisten in Abteilungen vor. An der Entwicklung von Anweisungen und Aufträgen beteiligen sich Mitarbeiter der Personalabteilung und leitende Angestellte. Lokale Entscheidungen werden von Unternehmensmanagern / Administratoren getroffen. Bestellungen haben eine einzige Form, die durch den rechtlichen Rahmen festgelegt wird. Bis zur Haltbarkeit sollte das Papier bis zu fünf Jahre oder länger in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung sein (je nach Art der Bestellung).

Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen – Dies ist ein Dokument, das die Verantwortung der Parteien (Arbeitnehmer und Arbeitgeber) vorschreibt und auch Informationen über die Anweisungen und Pflichten eines bestimmten Spezialisten in der von ihm ausgeübten Position enthält. Sie werden durch das Siegel der Organisation und die Unterschrift der verantwortlichen Person bestätigt. Dieses Dokument erfordert drei Kopien. Einer verbleibt in der Personalabteilung, der andere beim Testamentsvollstrecker und der dritte beim Manager oder Administrator einer bestimmten Abteilung. Ziel dieser Bestellung ist es, die Personalmanagementprozesse im Unternehmen zu optimieren.

Ein Mann gibt einem anderen Mann einen Stift

So organisieren Sie die Büroarbeit im Personaldienst

Die korrekte Verwaltung der Personalakten setzt ein hohes Maß an Verantwortung voraus. Die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen sicherstellen, dass die Unterzeichnungsdaten den tatsächlichen entsprechen. Sie können die Pflege von Arbeitsbüchern und anderen Personaldokumenten Outsourcing-Unternehmen anvertrauen. Verantwortlichkeiten der Personalverantwortlichen:

  • Erstellung eines Arbeitsplans, Buchhaltungsunterlagen in Bezug auf Urlaub;
  • Erstellung von Dokumenten zum Arbeitsschutz (erforderlich für staatliche Stellen);
  • Aufträge vorbereiten und schreiben;
  • Gehaltsabrechnung und Kontrollprämienzahlungen.

Personalwesen

Der Personaldienst wird ausgeführt, wenn die gesamte Buchhaltung und die gesamte Freigabe nur von angestellten Mitarbeitern der Personalabteilung durchgeführt werden. Diese Art von Papierkram ist relevant für Unternehmen und Unternehmen mit Personal von 20 bis 30 Personen. Staatliche Standards verlangen die strikte Einhaltung der Form aller Anordnungen und anderer Anforderungen, andernfalls kann eine juristische Person eine Geldstrafe erhalten. Im Dienstleistungssektor, in dem bis zu 30 Personen bei einer juristischen Person registriert sind, ist es rentabler, die Dienste von Outsourcing-Unternehmen in Anspruch zu nehmen.

Gewinnung von Spezialisten für HR-Outsourcing-Unternehmen

Durch die Gewinnung von Spezialisten aus einem Outsourcing-Unternehmen für Personal werden Geld gespart und die Gesamtzahl der Mitarbeiter reduziert. Unabhängige Experten führen den gesamten erforderlichen Arbeitsaufwand für die Erstellung von Aufträgen und Zeitplänen durch. Sie führen ein spezielles Tagebuch und regeln die Arbeit jedes Spezialisten im Unternehmen. Das Outsourcing des Personalmanagements ist dadurch gekennzeichnet, dass die juristische Person keine eigene Personalabteilung hat und diese Aufgabe gegen eine moderate Gebühr einem separaten Team anvertraut.

Personalabrechnung von Grund auf Schritt für Schritt

Um Aufzeichnungen über Dokumente der Personalabteilung zu führen, werden Büroausstattung und ein Büro benötigt. Es ist wichtig, einen starken Safe zu haben. Die Bestellung sollte den Leiter des Dokumentenverwaltungssystems ernennen. Danach werden interne Handlungen gebildet. Für jeden Mitarbeiter im Unternehmen ist ein separater Ordner erforderlich, in dem seine Arbeitsmappe gespeichert wird. Die Personalunterlagen erfordern die Aufbewahrung dieser Dokumentation während des gesamten Zeitraums der Position des Spezialisten. Während der gesamten Tätigkeit der Abteilung werden Informationen in Bücher eingetragen und Aufträge erstellt.

HR-Anforderungen

Personalmanagement ist ein relativ komplexer Prozess, der bestimmte theoretische und praktische Fähigkeiten erfordert. Der Rechtsrahmen für diese Position enthält eine Liste von Bedingungen, unter denen ein Spezialist diese Position besetzen kann. Bildungseinrichtungen unterscheiden kein separates Profil als Personalaktenverwaltung. Für Aktivitäten in der Personalabteilung eignen sich geeignete Manager, Administratoren. Arbeitgeber werden daher zu Personen mit einer juristischen Ausbildung, zum Schutz von Informationen oder zur Verwaltung von Dokumenten ernannt.

Rechte und Pflichten des Personalreferenten

Die erste Verpflichtung dieser Beamten besteht darin, den rechtlichen Rahmen zu kennen und die festgelegten Rechnungslegungsvorschriften einzuhalten. Oben wurden Artikel erwähnt, Bundesgesetze, die bei der Verwaltung von Personalakten befolgt werden sollten. Der Personalreferent hat das Recht, Informationen von Mitarbeitern zu erhalten, persönliche Ordner einzusehen und das Buch (Gehalt) zu lesen. Die Autorität von Spezialisten auf diesem Gebiet umfasst die Unterzeichnung von Unterschriften und die Zusammenarbeit mit Arbeitgebern, um die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern.

HR-Administration

Die Verwaltung von Personalakten erfolgt heute sowohl schriftlich als auch in digitaler Form. Die Dokumentation wird von autorisierten Mitarbeitern persönlich unterschrieben. Zur Pflege der Dokumentation werden staatliche Standards verwendet, die alle Vorlagen und Formulare vereinheitlichen. Es ist notwendig, die Normen von GOST R 6.30-2003 und GOST R 7.0.8-2013 zu berücksichtigen. Wichtige Papiere werden in speziellen Ordnern oder Metalltresoren aufbewahrt. Je nach Umfang und Umfang des Unternehmens müssen Spezialisten unterschiedliche Anforderungen an die Häufigkeit der Berichterstattung erfüllen.

Mädchen arbeitet mit einem Tisch

Suche und Registrierung von Personal

Bevor Sie Mitarbeiter registrieren, müssen Sie zunächst spezialisiertes Personal finden, das strenge Kriterien erfüllt (diese sollten sich auf die Besonderheiten der Arbeit beziehen). Verwenden Sie dazu spezialisierte Büros, Agenturen, Websites für die Stellensuche, Arbeitsvermittlung oder private Anzeigen in Zeitungen, Medien und Websites. Danach werden obligatorische Personaldokumente erstellt, die Ausführung durchgeführt, ein Arbeitsvertrag oder ein Vertrag unterzeichnet.

Einstellungsphasen

Die Verfahren zur Registrierung von Personen für eine Position beginnen mit der Eingabe von Daten über den Arbeitssuchenden in ein spezielles Journal. In der Arbeitszeittabelle werden Informationen zu Erfahrung, Berufserfahrung und zuvor gehaltenen Positionen aufgezeichnet. Nach der Genehmigung wird angeordnet, eine Person für eine bestimmte Stelle zu ernennen. Die letzte Phase ist die Bildung eines persönlichen Ordners, die Zusammenstellung der Geschäfte im Unternehmen, Abteilung. Der Vertrag enthält Informationen zu Pflichten und zum Gehalt auf der Post.

Persönliche Karten und die Bildung der Personalakte des Mitarbeiters

Zu den Arten von Personaldokumenten gehört die persönliche Karte eines Mitarbeiters. Es enthält alle Informationen zum Familienstand, zum vollständigen Namen, dort ist auch ein Foto aufgeklebt und das Geburtsdatum ist eingetragen. All dies wird von den Arbeitgebern durchgeführt, um ein Datenpaket über jeden Mitarbeiter des Unternehmens zu erstellen. Nach dem Gesetz können diese Daten nicht an Dritte weitergegeben werden. Ordner, Schränke oder sogar Metalltresore werden zur Durchführung persönlicher Dateien verwendet (abhängig von der Ausstattung des Unternehmensbüros)..

HR-Magazine

Papierdruckprodukte helfen, die Berichterstellung zu systematisieren und den Workflow zu vereinfachen. Die Dokumentation in Form von Papierzeitschriften umfasst folgende Arten:

  • über die Kontrolle von Dokumenten, Papieren, die an das Unternehmen oder Unternehmen geliefert werden;
  • zur Kontrolle der Zeit, Zeiträume von Geschäftsreisen;
  • Notizen, Aussagen zu kontrollieren;
  • Arbeitsunterlagen.

Arbeitsbücher führen

Die Personalaufzeichnung verpflichtet die Spezialisten, Aufzeichnungen über das Arbeitsbuch zu führen. Alle Aufzeichnungen werden aufbewahrt, wenn die Person im Unternehmen offiziell registriert ist. Ein Mitarbeiter erhält bei Entlassung ein Arbeitsbuch. In dieser Dokumentation werden alle Änderungen in Bezug auf die Position und die Auszeichnungen aufgezeichnet. Die Schulung in der Personalverwaltung von Grund auf umfasst obligatorische Punkte zur Richtigkeit der Registrierung von Arbeitsbüchern. Fehler werden von den Mitarbeitern korrigiert. Wenn sie gefunden werden, können Spezialisten eines Verwaltungsverstoßes angeklagt werden.

Systematisierung und Speicherung von Dokumenten

Für die Prüfung und Aufbewahrung von Dokumenten wurden separate Rechtsnormen geschaffen. Es ist wichtig, Artikel 17 des Bundesgesetzes über die Archivierung zu erwähnen. Es wird darauf hingewiesen, dass das Management von Unternehmen und Unternehmen dafür sorgen muss, dass die Archivdokumentation für den richtigen Zeitraum aufbewahrt wird. Die Lagerzeit ist gesetzlich vorgeschrieben und entspricht den staatlichen Standards. Um die Integrität der Papierdokumentation zu gewährleisten, werden feuerfeste Metalltresore und Schränke verwendet.

Bei Bedarf werden die Daten aus den Unterlagen an den Staatlichen Statistikausschuss der Russischen Föderation übermittelt. Die Automatisierung und Digitalisierung des Papierumlaufs ist eine der wichtigsten Richtungen bei der Optimierung des Prozesses der Verwaltung der Arbeit des Staates. Heutzutage erfolgt der Großteil der Berichterstattung nicht in Papierform. Dies entlastet nicht die Pflichten von Unternehmensmanagern, Managern, das Archiv für ein, drei, fünf oder mehr Jahre zu pflegen..

Dokumente in Ordnern

Elektronische Personalakten

Bei der Verwendung elektronischer Personalakten ist es wichtig, die Sicherheitsbedingungen für Dokumente einzuhalten und den Zugang zum Archiv aufgrund des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten zu beschränken. Die elektronische Aufzeichnung hat mehrere Vorteile:

  1. schneller Zugriff auf Dokumente;
  2. Passwortschutz von Dateien;
  3. Sie müssen keine Safes kaufen, um Papier zu sparen.
  4. Platzersparnis in einem Bürogebäude – 10.000 Dokumente oder mehr können auf einer Festplatte gespeichert werden;
  5. Zeitersparnis – Zeichen, Sie können jedes Dokument in 1-2 Minuten im Festplattenarchiv auf Ihrem Computer finden.
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